Акт приёма-передачи помещения при аренде: что проверить, а не просто подписать

Кажется, что акт приёма-передачи - это формальная бумага в самом конце, которую подписывают не глядя. На деле это единственный документ, который защищает арендатора от чужого счёта при выезде. Всё, что не зафиксировано при въезде, по умолчанию считается вашим: трещина, которую вы не оставляли, неработающий кондиционер, разница в показаниях счётчиков.

В поиске по запросу об акте выдача выдаёт готовые бланки - пустые формы под подпись. Форму заполнить недолго, но бланк не отвечает на главный вопрос: что именно проверять в помещении и как это описать, чтобы через год-два акт сработал. Ниже - метод, а не шаблон.

Что вы узнаете

Коротко о том, что разобрано в статье:

• зачем нужен акт и почему пустой бланк вас не защищает;
• что фиксировать при приёмке помещения по пунктам;
• как описывать дефекты, чтобы описание работало, а не спорилось;
• почему показания счётчиков - самая дорогая строка акта;
• что проверить в самом акте перед тем, как поставить подпись.

Зачем нужен акт и почему бланк не спасает

Главное о разделе: акт фиксирует состояние помещения на момент передачи, и именно с этим состоянием потом сравнивают объект при выезде.

Договор аренды говорит об условиях и деньгах, а акт - о физическом состоянии помещения в день, когда вам отдали ключи. Когда вы будете съезжать, арендодатель сравнит помещение с тем, что записано в акте. Если в акте стоит общая фраза «помещение передано в удовлетворительном состоянии», доказать, что скол на стене был до вас, почти нечем. Поэтому ценность акта не в наличии подписи, а в подробности описания. Проверять того, с кем вы этот акт подписываете, стоит заранее - об этом мы писали в материале о том, как проверить собственника перед подписанием договора.

Что фиксировать при приёмке

Главное о разделе: в акт вносят состояние всего, что вы получаете вместе с помещением, - от стен до электрощита и числа ключей.

Обходите помещение до того, как подпишете акт, а не после заезда. Записывают пять групп: показания счётчиков, состояние отделки, работу инженерных систем, окна с дверями и оставленное имущество арендодателя. Каждую строку пишут конкретно: не «отделка в норме», а «стена у окна - след протечки размером с ладонь».

Отдельно опишите то, что легко пропустить: систему вентиляции и кондиционер (включите и проверьте, что они работают), электрощит и число розеток, состояние пола под мебелью, если она остаётся. Всё, что осталось от арендодателя - мебель, техника, стеллажи, - вносят перечнем, иначе при выезде можно услышать вопрос о пропавшем имуществе, которого вы не видели.

Как описывать дефекты

Главное о разделе: дефект, описанный словами и снятый на фото с датой, работает; устная договорённость «потом учтём» не работает.

Каждый дефект вносят в акт списком: где находится, что именно не так, какого примерно размера. Устная фраза арендодателя «да это мелочь, при выезде спишем» через год не восстановит ни одна сторона, потому что люди в компании меняются, а память стирается. То же правило действует и при покупке объекта - подробнее в разборе про проверку объекта перед покупкой. Чем спокойнее и суше вы описываете дефекты сейчас, тем меньше поводов для спора при выезде.

Счётчики и коммунальные узлы

Главное о разделе: показания счётчиков на дату передачи - самая дорогая строка акта, потому что за чужой расход платить не хочется никому.

Перепишите показания счётчиков электричества, воды и тепла цифрами и сфотографируйте табло каждого. Если этого не сделать, при выезде вам могут предъявить расход, который накопился до вашего заезда, - доказать обратное будет нечем. Уточните заранее, кто и как платит за коммунальные услуги и эксплуатационные расходы: входят они в ставку или считаются отдельно. Разница между «арендная ставка включает всё» и «ставка плюс коммунальные по счётчикам» на большой площади заметна, и лучше понимать её до подписания.

Приёмка по шагам

Главное о разделе: удобнее идти по одному и тому же порядку каждый раз - так ничего не выпадает из виду.

Порядок простой: осмотр, замер счётчиков, фотофиксация дефектов с датой, перечень замечаний в акте, подпись обеих сторон с обменом экземплярами. Тот же порядок работает и при возврате помещения арендодателю - сравнивают с тем актом, что подписали при въезде. Если помещение вы принимаете не сами, а через представителя, убедитесь, что у него есть на это полномочия, и что второй акт для арендодателя тоже подписан.

Что делать, если акт предлагают не составлять

Главное о разделе: передача помещения без акта - это передача на слово, и слово потом ничем не подтвердить.

Иногда арендодатель предлагает «не тянуть с бумагами» и передать ключи без акта. Соглашаться на это невыгодно арендатору: без акта считается, что помещение принято в том состоянии, в каком оно есть, со всеми скрытыми дефектами. Если вторая сторона отказывается подписывать акт, состояние можно зафиксировать односторонне: пройти с фотографиями и датой, составить опись замечаний и направить её арендодателю письмом, чтобы остался след. Это слабее двустороннего акта, но лучше, чем ничего. Тот же принцип действует при проверке собственника перед сделкой - подробнее в материале о том, как проверить собственника перед подписанием договора.

Возврат помещения и обратный акт

Главное о разделе: акт при выезде сравнивают с актом при въезде, поэтому второй без первого почти бесполезен.

Когда срок аренды заканчивается, помещение возвращают тоже по акту. Арендодатель сверяет его состояние с тем, что было записано при въезде, и разница между двумя актами - это и есть предмет возможных удержаний из обеспечительного платежа. Естественный износ за время аренды - выцветшая краска, следы от мебели - по общему правилу на арендатора не относят: он платил за пользование, а пользование предполагает износ. А вот повреждения, которых при въезде не было, могут удержать. Именно поэтому подробный въездной акт - главный аргумент арендатора: он показывает, что часть замечаний была до него.

Кто платит за коммунальные услуги и эксплуатацию

Главное о разделе: способ оплаты коммунальных услуг стоит выяснить до передачи, потому что от него зависит, за что вы отвечаете по счётчикам.

В коммерческой аренде встречаются две схемы. В первой арендная ставка уже включает коммунальные и эксплуатационные расходы - тогда показания счётчиков важны как контроль, но платите вы фиксированную сумму. Во второй ставка идёт отдельно, а коммунальные считаются по счётчикам и перевыставляются арендатору - тогда точные показания на дату въезда защищают вас от чужого расхода напрямую. Уточните заранее, какая схема в вашем договоре и входят ли в эксплуатацию уборка мест общего пользования, охрана и вывоз мусора. Разница на большой площади за год набегает заметная, и лучше понимать её до подписания, а не в первом счёте.

Частые ошибки при приёмке

Главное о разделе: почти все ошибки при приёмке - это то, что отложили «на потом», а потом не вернулись.

Чаще всего пропускают три вещи. Показания счётчиков не переписывают, полагаясь на память, - и при выезде получают спорный расход. Дефекты описывают общими словами вроде «состояние удовлетворительное» - и такое описание при споре не работает. Оставленное имущество арендодателя не вносят в перечень - и при выезде слышат вопрос о пропавшей мебели. Все три ошибки стоят денег и все три устраняются за один внимательный обход с телефоном и списком. Если помещение вы принимаете под конкретный бизнес, тем же обходом полезно сразу оценить, хватает ли мощности электрощита и вентиляции под вашу нагрузку.

Когда помещение передают не пустым

Главное о разделе: если в помещении остаётся оборудование или отделка прежнего арендатора, это тоже вносят в акт, иначе спор о нём переходит на вас.

Коммерческие помещения нередко передают с остатками: встроенной мебелью, кондиционерами, местами под вывеску, кабельными трассами прежнего арендатора. Всё, что остаётся, вносят в акт перечнем с состоянием - это защищает и от претензий о порче, и от требования вернуть то, чего вы не получали. Отдельно оговаривают, что из этого можно использовать, а что придётся демонтировать за свой счёт при выезде. Если планируете свой ремонт, заранее уточните, какие изменения станут неотделимыми улучшениями: по статье 623 Гражданского кодекса их судьба и компенсация зависят от того, было ли на них согласие арендодателя. Договориться об этом до работ дешевле, чем спорить после.

Что проверить в самом акте перед подписью

Перед подписью сверьте: адрес и площадь совпадают с договором, показания счётчиков вписаны, перечень дефектов не пустой, дата стоит, и у вас на руках свой экземпляр. Если арендодатель предлагает подписать акт «задним числом» или без осмотра, спокойно попросите сначала пройти по помещению вместе. Это нормальная просьба, и адекватная сторона на неё соглашается.

Проверьте и то, что число экземпляров акта совпадает с числом сторон, а подписи стоят на каждом. Мелочь, о которой забывают: акт лучше подписывать в тот же день, что и передачу ключей - разрыв в датах потом порождает вопросы, с какого момента вы отвечаете за помещение. Если по помещению есть отдельные приборы учёта тепла или отдельный счёт за связь, их показания тоже фиксируют, чтобы при первом счёте не было неожиданностей. Остальные наши разборы для арендаторов и собственников собраны в других разборах M2DATA.